Zarządzanie dokumentacją, obieg dokumentacji, oprogramowanie do dokumentów czy archiwizacja danych to pojęcia, które bardzo często pojawiają się jako slogany zamieszczane w opisach wielu nowoczesnych firm. Zwłaszcza takich, które nadążają za…

Salon samochodowy i sprawne zarządzanie firmową dokumentacją

Salon samochodowy i sprawne zarządzanie firmową dokumentacją

Zarządzanie dokumentacją, obieg dokumentacji, oprogramowanie do dokumentów czy archiwizacja danych to pojęcia, które bardzo często pojawiają się jako slogany zamieszczane w opisach wielu nowoczesnych firm. Zwłaszcza takich, które nadążają za współczesnymi trendami zarządzania korporacyjnego, idą z duchem czasu oraz działają na zasadzie odpowiedzialnego biznesu i przykładają dużą rolę do ekologii i ochrony środowiska. Jak jednak wygląda zastosowanie tych sloganów na przykładzie chociażby zwyczajnego salonu samochodowego lub komisu?

Wszystko w jednym miejscu

Wprowadzenie w takiej firmie elektronicznego obiegu już na samym początku rodzi ogromną różnicę w dotychczasowym zarządzaniu: wszystko jest bowiem na jednym miejscu, a ryzyko zagubienia jakiegokolwiek dokumentu spada właściwie do zera. W przypadku komisów albo salonów sprzedających samochody dokumentacja taka jak zeskanowane karty pojazdów, kilometrówki, dowody rejestracyjne, umowy sprzedażowe, wystawione oferty, ubezpieczenia OC można umieścić w jednym programie i jednym archiwum, uzyskując do nich dostęp za pomocą zaledwie kilku kliknięć. To o wiele wydajniejsze i skuteczniejsze, niż trzymanie np. papierowej dokumentacji lub rozdzielanie tych dokumentów na kilka miejsc, gdzie można je łatwo zgubić lub przypadkowo uszkodzić.

Ułatwienia dla klientów

Firmowa dokumentacja zarządzana w sposób zorganizowany i sprawny to również spore ułatwienie dla klientów. Widać to chociażby na prostym przykładzie wystawianych przez salon albo komis ofert, które dzięki elektronicznemu obiegowi o wiele łatwiej kontrolować i monitorować. Dzięki temu nie dochodzi do sytuacji, w której nadal ogłasza się do sprzedaży samochody już dawno sprzedane i niedostępne.

Ułatwienia dotyczą oczywiście również samej dokumentacji udostępnianej klientowi podczas zakupu lub prowadzenia negocjacji. Ma on w nią pełny wgląd w formie elektronicznej, może więc nie tylko sprawdzić dane samochodu, numery VIN, bezwypadkowość – nawet bez wychodzenia z domu – ale również porównać z innymi ofertami dostępnymi na rynku. Przechowywana przez salon dokumentacja w formie elektronicznej może być też udostępniania kupcowi w przypadku, gdy ten zagubi jakiś dokument albo go zniszczy.

Optymalizacja z innymi programami

Niezwykle ważną funkcjonalnością wdrażaną w systemy i programy do zarządzania dokumentacją w salonach, komisach czy sklepach samochodowych jest możliwość ich optymalizacji z innym oprogramowaniem. Dotyczy to na przykład salonów, które nie tylko sprzedają, ale i wypożyczają auta – dzięki oprogramowaniu do zarządzania mogą łatwo rozliczać się z klientem z tak zwanych kilometrówek, wystawiać elektroniczne faktury, podpisywać umowy na wynajem lub rozpatrywać zgłoszenia serwisowe i reklamacje w przypadku uszkodzenia auta. Optymalizacja z innymi programami pozwala również na współdziałanie takiego oprogramowania z systemami sprzedaży (zwłaszcza w serwisach i salonach popularnych marek, które mają swoje placówki w całej Polsce lub na całym świecie) oraz z systemami wdrożonymi ze współdziałającymi z nimi ASO (np. do monitorowania napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych w konkretnych samochodach).

Zadbaj o prawidłowy obieg dokumentów(DMS) z Primesoft Polska.

Zostaw komentarz