Zagraniczna podróż służbowa prywatnym samochodem

Rozliczenie kosztów przejazdu w zagranicznej podróży służbowej prywatnym pojazdem podlega tym samym regułom, co w podróży krajowej.

Akty prawne regulujące sposób rozliczania kosztów podróży służbowych

Regulacje dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych znajdziemy Rozporządzenie Ministra PiPS z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

W rozporządzeniu MPiPS podane są stawki diet i zwroty kosztów dojazdu w podróży służbowej. Rozporządzenie Ministra infrastruktury określa stawki rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem auta prywatnego, czyli nienależącego do pracodawcy.Natomiast w Ustawie o PIT znajdziemy możemy znaleźć ustalenia dotyczące opodatkowania oraz zwolnienia z opodatkowania przychodu pracownik

Podróż służbowa samochodem prywatnym

Warunkiem korzystania z własnego samochodu w podróży służbowej jest zawarcie z pracodawcą umowy o używaniu prywatnego pojazdu do celów służbowych. Samochód (czy inny pojazd) musi być dopuszczony do ruchu drogowego, czyli mieć aktualny przegląd techniczny i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Jeżeli te warunki sa spelnione, to nic nie stoi na przeszkodzie użytkowania prywatnego samochodu, motocykla lub motoroweru do celów służbowych,  co jest  usankcjonowane rozporządzeniem o prywatnych środkach transportu – wypowiada się ekspert z portalu https://pitax.pl/pit-37/ Umowa może dotyczyć zarówno podróży krajowych jak i zagranicznych.

Zwrot kosztów przejazdu według stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Do rozliczania kosztów przejazdu pracownika z wykorzystaniem pojazdu nienależącego do pracodawcy stosuje się przepisy rozporządzenia  dotyczące podróży służbowych. Zgodnie z nim  stosuje się stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, uzależnione od pojemności silnika. Nie mają tu znaczenia ani aktualna cena za 1 litr paliwa, ani raporty spalania – stosuje się jednakową stawkę wyrażoną w polskich złotych dla każdego samochodu osobowego z określoną pojemnością skokową silnika.

Obowiązująca w 2016 roku stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie uległa zmianie w porównaniu do lat ubiegłych. Zależna jest ona od rodzaju pojazdu i kształtuje się następująco:

• stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3  – 0,5214 zł,
2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

• stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motocykla – 0,2302 zł,
• stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motoroweru – 0,1382 zł.

Stosując powyższe stawkę, pracodawca zwraca pracownikowi kwotę równą iloczynowi przejechanych kilometrów i stawki, i kwota ta  zgodnie z zapisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych  jest całkowicie zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Pracownik nie musi zbierać dokumentów potwierdzających wydatki związane z przejazdami (np. za paliwo). Wystarczy ewidencja przebiegu pojazdu.

Pracodawca ma prawo ustalić  inne stawki za przejazdy. Jednak w przypadku zastosowania stawek wyższych od ustawowych powstaje obowiązek opodatkowania podatkiem dochodowym różnicy pomiędzy stawką ustaloną przez pracodawcę a stawką z rozporządzenia.

Przykład:

Pracownik wyjechał w podróż służbową samochodem prywatnym o pojemności silnika 2,0 dCl. Przejechała trasę podróży: Wrocław – Wiedeń – Wrocław, 1100 km.

W umowie o pracę jako podstawę zwrotu kosztów określona została stawkę za 1 kilometr przebiegu samochodu pracownika – 1pln.

Zgodnie z umową pracodawca zwraca pracownikowi 1100 złotych, z czego 919,38 pln (stawka ustawowa 0,8358 x 1100 km) jest zwolnione z podatku, natomiast 180,62 pln, które jest powyżej kwoty wynikającej ze stawki ustawowej  stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Pracodawca winien wykazać ja w informacji rocznej a pracownik w rozliczeniu pit-37  ( lub pit 36 jeśli uzyska inne dochody poza wynagrodzeniem z pracy).

Zwrot wydatków poniesionych przez pracownika według zasad ustalonych przez pracodawcę

Pracodawca może też ustalić w umowie z pracownikiem inną metodę rozliczania kosztów podróży służbowych prywatnym samochodem pracownika. Może zwracać koszty na podstawie udokumentowanych wydatków. Aby rozliczyć koszt paliwa zakupionego za granicą, wystarczy przedstawić paragon na jego zakup, wystawiony w kraju, w którym odbywała się podróż służbowa. Podobnie jest w przypadku kosztu przejazdu autostradą. Rozliczanie kosztów paliwa i autostrad podlega tym samym zasadom, co w trakcie podróży krajowych. A zatem samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych pozwala na rozliczenie kosztów paliwa nieprzekraczających kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Ważne jest, aby niezależnie od przyjętego sposobu rozliczania się z pracownikiem, zwrot nie przewyższał wartości stawek z rozporządzenia o prywatnych środkach transportu. Gdy koszty podróży przekroczą wymieniony próg, nadwyżka będzie podlegała obowiązkowi zapłaty podatku dochodowego ( rozliczenia przez pracownika w deklaracji rocznej pit 37 lub pit 36.