Ewidencja przebiegu pojazdu w firmie z 20 autami. Ile godzin miesięcznie to naprawdę zajmuje?
Tekst zewnętrzny, artykuł sponsorowany
Jakie są tradycyjne metody prowadzenia ewidencji przebiegu?
Zanim przejdziemy do obliczeń, warto przypomnieć, na czym polega standardowe, manualne prowadzenie ewidencji. Najczęściej firmy opierają się na dwóch rozwiązaniach:
- Papierowe karty przebiegu pojazdu – każdy kierowca ma w samochodzie zeszyt lub dedykowany druk, w którym ręcznie notuje każdą trasę. Zapisy muszą zawierać m.in. datę, cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika na początku i na końcu podróży.
- Arkusze kalkulacyjne (np. Excel) – kierowcy pod koniec dnia lub tygodnia wpisują dane z podróży do wspólnego pliku. Jest to nieco wygodniejsze niż papier, ale wciąż wymaga ręcznego wprowadzania danych i jest podatne na błędy.
Obie metody wymagają samodyscypliny od kierowców i czasu osoby, która te dane zbiera, weryfikuje i archiwizuje.
Ile czasu zajmuje ręczne rozliczanie jednego kierowcy i całej floty?
Aby precyzyjnie oszacować koszt czasowy, rozbijmy proces na poszczególne czynności i załóżmy realny scenariusz: każdy z 20 kierowców wykonuje średnio 4 przejazdy służbowe dziennie, a miesiąc ma 21 dni roboczych.
Etap 1: Czas pracy kierowcy Każdy wpis do ewidencji zajmuje szacunkowo ok. 2-3 minuty (spisanie licznika, wpisanie daty, trasy, celu).
- Dziennie: 4 trasy x 2,5 minuty = 10 minut
- Miesięcznie: 10 minut x 21 dni = 210 minut (3,5 godziny)
Etap 2: Czas pracy osoby w administracji To tutaj generują się największe koszty. Osoba odpowiedzialna za flotę musi zebrać dane od 20 kierowców, zweryfikować je i wprowadzić do systemu księgowego. Szacunkowy czas tych czynności na jednego kierowcę miesięcznie:
- Zebranie i przypomnienie o uzupełnieniu danych: ok. 15 minut na kierowcę miesięcznie.
- Weryfikacja poprawności (czy nie ma luk, błędów w liczeniu, czytelności): ok. 10 minut na kierowcę.
- Przepisanie danych do zbiorczego raportu/systemu: ok. 10 minut na kierowcę.
Łącznie to ok. 35 minut miesięcznie na jednego kierowcę.
Spójrzmy na to w formie tabeli dla całej floty.
| Czynność | Czas na 1 kierowcę (miesięcznie) | Czas dla całej floty (20 aut) |
|---|---|---|
| Uzupełnianie ewidencji przez kierowcę | 3,5 godziny | 70 godzin |
| Zbieranie i weryfikacja przez administratora | 35 minut | 700 minut (ok. 11,5 godziny) |
| SUMA | ok. 4 godziny | ok. 81,5 godziny |
Wynik jest jednoznaczny: ręczna ewidencja przebiegu dla 20 pojazdów może kosztować firmę ponad 80 roboczogodzin miesięcznie. Przy standardowej normie 160 roboczogodzin miesięcznie to równowartość połowy etatu pracownika, który mógłby w tym czasie wykonywać zadania przynoszące realną wartość.
Jakie błędy najczęściej pojawiają się w ręcznej ewidencji?
Koszt czasowy to nie jedyny problem. Manualne prowadzenie kilometrówki jest źródłem licznych błędów, które mogą mieć poważne konsekwencje podczas kontroli skarbowej. Do najczęstszych należą:
- Brakujące wpisy – kierowcy zapominają o krótkich, lokalnych trasach.
- Niedokładne przebiegi – odległości są często zaokrąglane lub szacowane „na oko”.
- Błędy w obliczeniach – pomyłki przy sumowaniu kilometrów lub przepisywaniu stanu licznika.
- Mieszanie tras prywatnych i służbowych – brak jasnego rozgraniczenia, co naraża firmę na problemy podatkowe.
- Nieczytelność zapisów – w przypadku papierowych kart odczytanie danych bywa niemożliwe.
Czy automatyzacja ewidencji przebiegu to realna oszczędność?
Odpowiedzią na problemy związane z ręczną ewidencją są nowoczesne systemy monitoringu GPS. Urządzenie zamontowane w pojeździe automatycznie rejestruje każdą trasę, jej długość, czas oraz miejsca postojów.
Dzięki automatyzacji:
- Czas pracy kierowcy spada niemal do zera – nie musi on niczego zapisywać. Jego jedynym zadaniem może być oznaczenie w aplikacji, czy trasa była służbowa, czy prywatna.
- Czas pracy administratora skraca się do kilku minut – zamiast zbierać i przepisywać dane, generuje gotowy, zgodny z przepisami raport jednym kliknięciem.
System monitoringu pojazdów od TEKOM Technologia generuje raporty automatycznie, a dzięki integracji przez API dane trafiają bezpośrednio do systemów ERP, księgowych i rozliczeniowych — bez ręcznego przepisywania.
Poniższe zestawienie przedstawia szacunkowe wartości — realne wyniki zależą od specyfiki floty i wybranego rozwiązania.
| Cecha | Ewidencja ręczna | Ewidencja z systemem GPS |
|---|---|---|
| Czas pracy kierowcy | ok. 3,5 h / miesiąc | ok. 5 minut / miesiąc |
| Czas pracy administratora | ok. 11,5 h / miesiąc | ok. 30 minut / miesiąc |
| Dokładność danych | Niska, oparta na szacunkach | Bardzo wysoka, oparta na GPS |
| Ryzyko błędów | Wysokie | Minimalne |
Czy Twoja firma może sobie pozwolić na stratę ponad 80 godzin pracy każdego miesiąca?
Tradycyjna kilometrówka we flocie 20 aut to ogromna strata czasu i pieniędzy. Ręczne zbieranie danych generuje przy tym ryzyko błędów, które podczas kontroli skarbowej mogą kosztować więcej niż wszystkie zaoszczędzone godziny. Automatyzacja tego obowiązku eliminuje powtarzalną pracę administracyjną i jednocześnie zapewnia precyzję danych i lepszą kontrolę nad całą flotą. Dlatego warto sprawdzić, jak systemy monitoringu GPS mogą usprawnić ten proces w Twojej firmie.
Źródło zdjęcia: pexels.com Licencja: https://www.pexels.com/photo-license/
Czytelniku pamiętaj:
Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi poradnika w rozumieniu prawa. Zawarte w nim treści mają na celu dostarczenie ogólnych informacji i nie mogą być traktowane jako fachowe porady lub opinie. Każdorazowo przed podejmowaniem jakichkolwiek działań na podstawie informacji zawartych w artykule, skonsultuj się ze specjalistami lub osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia. Autor artykułu oraz wydawca strony nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne działania podejmowane na podstawie informacji zawartych w artykule.